Ar popieriniai dokumentai iš tiesų nyksta Lietuvoje? Verslai gyvena tarp dviejų pasaulių

Jau daugiau nei dešimtmetį kalbama apie „popieriaus eros pabaigą“. Įmonės skaitmenizuojasi, dokumentai pasirašomi elektroniniu parašu, o dalis darbuotojų apskritai retai kada ką nors spausdina. Iš pirmo žvilgsnio gali atrodyti, kad popieriniai dokumentai Lietuvoje po truputį tampa praeitimi, tačiau realybė gerokai sudėtingesnė.

Daugelio įmonių biuruose vis dar pilna segtuvų, archyvinių dėžių ir spintų, prikrautų sutarčių, sąskaitų ar vidinių dokumentų. Vienuose skyriuose viskas vyksta skaitmeniniu būdu, kituose darbuotojai dar spausdina laiškus „dėl viso pikto“, todėl šiandien nemaža dalis Lietuvos verslų gyvena tarsi tarp dviejų pasaulių – senojo popierinio ir naujojo skaitmeninio.

Įdomu tai, kad net moderniose įmonėse žmonės neretai jaučiasi saugiau turėdami dokumentą rankoje. Kai kurie darbuotojai vis dar spausdina sutartis, nors jos jau seniai pasirašytos elektroniniu būdu. Kiti kaupia popierines kopijas stalčiuose, nes „taip ramiau“.

Specialistai pastebi, kad Lietuvoje skaitmenizacija dažnai vyksta techniškai, bet ne psichologiškai. Sistema įdiegta, tačiau darbuotojų įpročiai lieka seni, todėl įmonėse atsiranda dvigubas darbas: dokumentai egzistuoja ir skaitmenoje, ir popieriuje. O tada prasideda chaosas. Darbuotojai nebežino, kuri versija naujausia. Vieni ieško failo sistemoje, kiti – segtuve. Galiausiai laikas pradeda dingti ne darbui, o dokumentų medžioklei.

Lietuvos įmonės per pastaruosius metus labai pasikeitė, tačiau specialistai sako atvirai – visiškai „be popieriaus“ dirbančių verslų vis dar nėra daug. Ypač tai jaučiama didesnėse organizacijose, kuriose procesai sudėtingesni, o dokumentų kiekiai milžiniški.

Kai kurie sektoriai skaitmenizaciją priėmė greičiau. IT, finansų ar dalis paslaugų įmonių šiandien daugumą procesų jau valdo elektroniniu būdu, tačiau kitose srityse popierius vis dar išlieka labai stipria kasdienybės dalimi. Ypač ten, kur daug vidinių derinimų, ilgų procesų ar didelių dokumentų srautų.

Būtent todėl vis daugiau verslų pradeda rimčiau investuoti į dokumentų valdymo sistemos sprendimus, kurie leidžia ne tik saugoti failus, bet ir realiai valdyti visą dokumentų judėjimą įmonėje.

Specialistai pastebi, kad daugelyje įmonių dokumentų jau seniai per daug, kad juos būtų galima valdyti „žmogiškai“. Kuo greičiau auga verslas, tuo labiau pradeda matytis sistemos trūkumas. Pradžioje viskas atrodo paprasta. Keli darbuotojai, keli aplankai, keli šimtai failų, tačiau laikui bėgant dokumentų kiekis tampa milžiniškas. Atsiranda skirtingos failų versijos, pamesti priedai, neaiškūs derinimai ir darbuotojų susirašinėjimai, kuriuose niekas nebesusigaudo. Ir tada paaiškėja, kad didžiausia problema yra ne pats popierius. Didžiausia problema – chaosas.

Dalis įmonių tai supranta tik tada, kai reikia greitai surasti svarbų dokumentą, pasiruošti auditui ar kai iš darbo išeina žmogus, kuris vienintelis „žinojo, kur kas yra“.

Dar viena priežastis, kodėl skaitmenizacija spartėja – pasikeitęs darbo modelis. Nuotolinis ir hibridinis darbas parodė, kad popieriniai procesai daugeliui įmonių tampa tiesiog per lėti. Kai darbuotojai dirba iš skirtingų vietų, dokumentų pasirašymas ar derinimas fiziškai pradeda stabdyti visą procesą, todėl verslai pradėjo ieškoti būdų, kaip informaciją valdyti greičiau ir aiškiau.

Ir įdomiausia tai, kad darbuotojai šiandien daug jautriau reaguoja į vidinį chaosą. Žmonės pavargsta ne tik nuo darbo krūvio, bet ir nuo netvarkingų procesų. Kai kiekvieną dieną reikia ieškoti failų, klausinėti kolegų ar tikrinti, kuri dokumento versija naujausia, ilgainiui pradeda augti frustracija.

Specialistai sako, kad artimiausiais metais Lietuvoje dar tikrai matysime daug popierinių dokumentų, tačiau pats požiūris po truputį keičiasi. Verslai vis aiškiau pradeda suprasti, kad moderni dokumentų valdymo sistema šiandien nėra tik administracinis klausimas. Tai tiesiogiai susiję su darbo greičiu, darbuotojų efektyvumu ir net įmonės kultūra. Popierius po truputį iš pagrindinio darbo įrankio tampa labiau atsarginiu variantu.

Ir nors daugelis biurų vis dar pilni segtuvų, kryptis jau aiški – Lietuvos verslai po truputį pereina prie modelio, kuriame svarbiausias tampa ne pats dokumentas, o greitis ir aiškumas, kaip su juo dirbama.