Kaip verslo valdymo sistema pakeičia buhalterio darbą?

Buhalterio darbas ilgą laiką buvo siejamas su dokumentų rinkimu, duomenų suvedimu, sąskaitų tikrinimu ir ataskaitų rengimu. Šios užduotys niekur nedingo, tačiau jų atlikimo būdas keičiasi. Šiuolaikinė verslo valdymo sistema gali perimti dalį pasikartojančių veiksmų, susieti apskaitą su kitais įmonės procesais ir suteikti buhalteriui daugiau laiko analizei. Todėl specialisto vaidmuo pamažu tolsta nuo mechaninio duomenų tvarkymo ir artėja prie finansinės kontrolės bei konsultavimo.

Kai įmonė naudoja atskiras lenteles pardavimams, sandėliui, pirkimams ir klientų skoloms, buhalteriui tenka rinkti informaciją iš kelių šaltinių. Reikia tikrinti, kuri dokumento versija naujausia, klausti kolegų apie neaiškius mokėjimus ir rankomis sulyginti skirtingų sistemų duomenis.

Vienoje aplinkoje sujungti pardavimų, pirkimų, tiekėjų, sandėlio ir finansų duomenys sumažina tokios paieškos poreikį. MONET sistemoje galima centralizuotai valdyti komercinius pasiūlymus, pirkimus, likučius, skolas, užduotis ir ataskaitas. Apskaitos specialistui tai suteikia galimybę matyti platesnį operacijos kontekstą, o ne vien galutinį dokumentą.

Didelę buhalterio darbo dienos dalį gali sudaryti reguliariai pasikartojančios užduotys. Sąskaitos išrašomos pagal tą pačią tvarką, klientams siunčiami priminimai, o mėnesiniai paslaugų mokesčiai skaičiuojami pagal nustatytus susitarimus.

MONET leidžia administruoti periodinius mokėjimus, pagal grafiką generuoti sąskaitas ir siųsti priminimus apie atsiskaitymus. Automatizuoti galima ir dalį ataskaitų rengimo bei mokėjimo terminų stebėjimo. Tai nereiškia, kad buhalteris nebeturi tikrinti rezultatų, tačiau jam nebereikia kiekvieno pasikartojančio veiksmo pradėti rankiniu būdu.

Sutaupytas laikas gali būti skiriamas išimčių analizei: neįprastoms operacijoms, vėluojantiems mokėjimams, netikėtiems sąnaudų pokyčiams ar netinkamai priskirtiems dokumentams.

Tradicinėje darbo tvarkoje apskaitos skyrius informaciją neretai gauna tik jau įvykus operacijai. Pardavimas atliktas, prekė išsiųsta, o dokumentai buhalterį pasiekia vėliau. Integruotoje sistemoje finansiniai duomenys gali būti susiejami su pardavimais, pirkimais ir sandėlio judėjimu.

Tai padeda greičiau pastebėti neatitikimus. Jei prekės likutis neatitinka pardavimo dokumentų ar kliento mokėjimas nesusietas su sąskaita, problema gali būti nustatyta nelaukiant mėnesio pabaigos. Centralizuota informacija taip pat mažina duomenų dubliavimo ir pakartotinio jų įvedimo tikimybę.

Pažangios verslo valdymo sistemos neatima iš buhalterio profesinės atsakomybės. Programa gali atlikti skaičiavimą ar parengti suvestinę, tačiau ji pati neįvertina visų konkrečios situacijos aplinkybių. Specialistui vis tiek reikia tikrinti duomenų pagrįstumą, taikyti apskaitos politiką ir spręsti nestandartinius klausimus.

Vis dėlto keičiasi darbų pasiskirstymas. Mažiau laiko skiriama tam, kad informacija būtų surinkta, ir daugiau – tam, kad ji būtų suprasta. Buhalteris gali anksčiau pastebėti didėjančias sąnaudas, nepalankiai kintančius pinigų srautus ar klientų atsiskaitymo problemas. Taip jis tampa ne tik ataskaitų rengėju, bet ir žmogumi, padedančiu vadovui vertinti įmonės finansinę būklę.

Apskaitos paslaugų įmonėse svarbi ne tik pati apskaita, bet ir klientų aptarnavimas. Dokumentai siunčiami skirtingais kanalais, klientai užduoda klausimus, o darbai paskirstomi keliems specialistams. Jei visa tai valdoma elektroniniu paštu ir asmeniniuose užrašuose, dalis užduočių gali būti pamiršta.

MONET suteikia galimybę registruoti klientų laiškus bei užduotis, priskirti atsakingus darbuotojus ir stebėti terminus. Taip pat galima fiksuoti papildomus darbus, konsultacijas ir jiems skirtą laiką. Pagal registruotus duomenis gali būti formuojamos detalesnės sąskaitos klientams.

Vadovui tokia tvarka padeda matyti komandos darbo krūvį, o buhalteriui – aiškiai atskirti sutartyje numatytas paslaugas nuo papildomų užduočių.

Debesijos pagrindu veikianti sistema leidžia dirbti ten, kur yra interneto ryšys. Tai aktualu buhalteriams, aptarnaujantiems kelias įmones, dirbantiems nuotoliniu būdu ar bendradarbiaujantiems su skirtinguose miestuose esančiais kolegomis.

MONET naudotojams gali būti suteikiamos skirtingos prieigos teisės, todėl darbuotojas mato jo pareigoms reikalingą informaciją. Sistema taip pat leidžia apskaityti kelias įmones ir tarp jų persijungti. Programos atnaujinimai bei atsarginės kopijos tvarkomi debesijos infrastruktūroje, todėl įmonei nereikia pačiai prižiūrėti vietinio serverio.

Nauja sistema savaime neišsprendžia netvarkingos dokumentų pateikimo tvarkos ar neaiškaus atsakomybės pasiskirstymo. Prieš diegimą verta sutarti, kas registruos dokumentus, kas tikrins duomenis, kaip bus žymimos užduotys ir kokias prieigos teises gaus skirtingi darbuotojai.

Verslo valdymo sistema buhalterio nepakeičia. Ji pakeičia aplinką, kurioje jis dirba. Sumažėjus rankinių veiksmų ir informacijos paieškos, specialistas gali daugiau dėmesio skirti tam, kam reikalingos jo žinios: kontrolei, analizei, rizikų pastebėjimui ir pagrįstoms rekomendacijoms verslui.