Tiek didelėje, tiek mažoje įmonėje vyksta daugybė projektų. Kadangi projektų valdymas – daug iššūkių keliantis procesas, svarbu pasirinkti tinkamą projektų valdymo metodą, kitaip, projektas gali nueiti ,,šuniui ant uodegos’’.
Nors projektų valdymo metodikų yra įvairių, šiandien viena populiariausių metodologijų – Agile. Tai metodika, kurią apibūdina dvi sąvokos – lankstumas ir iteracinis kūrimo procesas. Kaip ir kiekviena metodika, taip ir ši turi savus metodus. Patys populiariausi metodai, telpantys po Agile metodologijos skėčiu, yra Scrum ir Kanban. Kokia šių metodų esmė ir kaip jie veikia? Atsakymai pateikiami šiame tekste.
Scrum metodas: produktyvumas + komanda
Scrum – tai projektų valdymo metodas, kuriuo remiantis projektai valdomi taikant sprintų sistemą. Jei reikėtų šį metodą apibūdinti vienu žodžiu, geriausiai tam tinkantis žodis būtų – produktyvumas. Scrum metodo esmė – bendradarbiavimas, noras pasiekti reikiamą rezultatą per kuo trumpesnį laiką išlaikant aukštą kokybę, stipri savitarpio pagalba komandos viduje ir nuolatinis mokymasis.
Priimant projektų valdymui svarbius sprendimus, reikia pasikliauti žiniomis, kurios įgyjamos su patirtimi ir praktika. Taikant Scrum metodą, projektai valdomi skaidriai – darbo veikla nuolat stebima – tikrinamas darbo progresas ir našumas, jei reikia, atliekamos korekcijos.
Vaidmenys ne tik kine, bet ir projektų valdyme
Atlikti svarbų vaidmenį gali ne tik kino ar teatro aktorius, bet ir projektų valdymo komandos narys. Taikant Scrum metodą, svarbu pasiskirstyti konkrečiais vaidmenimis ir laikytis nustatytų taisyklių, kurios padės sėkmingai įgyvendinti projektą.
Geriausia, kai Scrum komandą sudaro iki 10 narių (optimalus Scrum komandos narių skaičius dažnai apibūdinamas formule 7 +/- 2 (nuo 5 iki 9)), atliekančių skirtingus vaidmenis, nes taip užtikrinamas glaudus ir patogus bendradarbiavimas komandos viduje ir pilnas įgūdžių rinkinys, reikalingas veikiančiam produktui ar jo funkcionalumui sukurti. Kad komanda judėtų tinkama linkme, svarbus vaidmuo tenka Scrum meistrui (angl. Scrum master), kuris užtikrina, kad projektas būtų sėkmingas, o kiti komandos nariai savo darbą galėtų atlikti laiku ir be jokių kliūčių. Svarbu pabrėžti, kad Scrum meistras (plačiau apie Scrum meistro funkcijas galite rasti čia) yra ne vadovas, o fasilituojantis lyderis. Scrum komandoje nėra lygesnių, visi komandos nariai – lygiaverčiai.
Jei Scrum meistrui tenkantį vaidmenį būtų galima įvardinti kaip Scrum pagalbininko lyderio ir kliūčių naikintojo, tai produkto šeimininkui (angl. product owner) tenkantis vaidmuo būtų skatintojas. Būtent produkto šeimininkas yra atsakingas už maksimalią produkto ir kūrimo komandos atliekamo darbo vertę. – Jis komandoje atsakingas už produkto darbų sąrašo valdymą, nustato darbų įgyvendinimo prioritetus, užtikrina komandos atliekamo darbo optimalią vertę, užtikrina, kad komanda tikrai teisingai supranta darbų sąrašo įrašus, komunikuoja būsimus komandos darbus. Trečioji komandos grandis yra kūrimo komanda. Tai profesionalai, savo sričių specialistai, kurie atlieka įvairius darbus, būtinus projektui įgyvendinti.
Sprintas – ne tik bėgimo tipas, bet ir Scrum metodo veikimo principas
Kaip jau minėta, Scrum metodo esmė – noras pasiekti tikslą tinkamu būdu ir kaip įmanoma greičiau. Kad būtų lengviau atlikti numatytus darbus, o projektas būtų našus – organizuotas ir be jokių papildomų (bereikalingų) veiksmų – Scrum darbas organizuojamas sprintais – ribotos trukmės įvykiais, kurie nuolat aptariami ir, esant poreikiui, tobulinami. Sprintą sudaro keletas veiksnių:
- Kiekvieno sprinto pradžioje, sprinto planavimo metu komandos nariai… – produkto šeimininkas paskirsto užduotis komandai, o ši pasirenka svarbiausias ir nustato preliminarią jų atlikimo trukmę.
- Atsispyrus nuo startinės linijos, vykdomi kasdieniai darbai ir organizuojami susitikimai, skirti atliktiems darbams aptarti ir iškilusioms problemoms spręsti.
- Artėjant link finišo tiesiosios, klientui pristatoma tai, kas jau suspėta padaryti. Šiame susirinkime dalyvauja ir produkto šeimininkas, ir keli kiti komandos nariai, kurie pasiruošę papasakoti apie įvykdytą progresą. Šiame susirinkime svarbus ir produkto savininko atsakas – jo pastabos ir atsiliepimai, į kuriuos atsižvelgus galima atlikti būtinus pakeitimus, kad vystomas projektas būtų dar sėkmingesnis.
- Pasiekus finišą, komanda susitinkama sprinto retrospektyvoje – apžvalgos susirinkime, kurio metu aptariami nuveikti darbai ir galimi patobulinimai ateičiai.
Scrum projektai vykdomi pasikartojančių sprintų principu, kol galiausiai išpildomi visi kliento lūkesčiai. Lankstumas, komandinės dvasios palaikymas, skaidrumas ir reguliarumas – esminiai žodžiai, sutelpantys į Scrum projektų valdymo metodą.
Kanban metodas: vizualiniai įrankiai + laiko planavimas
Dar vienas populiarus Agile metodas – Kanban. Šio metodo esmė – atsakingas požiūris į pokyčius, nenutrūkstama komunikacija su klientu ir susikoncentravimas į dabartinės užduoties atlikimą, atskiriant mažai pridėtinės vertės turinčius ir laiką ryjančius projektus nuo svarbių ir naudingų.
Pagrindinis Kanban metodo veikimo principas – vizualinių įrankių naudojimas, siekiant geriau suprasti ir įvertinti ką, kiek ir kada daryti. Vaizdinės priemonės komandai padeda lengviau stebėti darbų eigą ir planuoti savo laiką. Taip pat vizualai padeda įvardyti darbe kylančias kliūtis ir lengviau atrasti šių problemų sprendimo būdus, be to, vizualiniai įrankiai padeda nustatyti greičiausius ir lėčiausius procesus. Dažniausiai naudojami vizualiniai įrankiai – lipnūs lapeliai ir kompiuterinės programos, kuriose galima pildyti ir aiškiai matyti, kas jau padaryta, kas atliekama dabar ir kas laukia ateityje.
Kanban metodas: darbo ribojimas + nuolatinis tobulėjimas
Dar vienas svarbus Kanban metodo principas – darbų kiekio ribojimas. Taikant Kanban metodą, svarbu išmokti riboti atliekamų užduočių skaičių ir vengti kelių užduočių atlikimo vienu metu. Toks apsiribojimas padeda darbuotojui susikaupti ir nešvaistyti laiko, todėl darbo kokybė tampa žymiai geresnė. Taip optimizuojant darbus, užtikrinimas sklandumas, kuris suteikia galimybę analizuoti darbus ir jų atlikimo eigą, siekiant įvardyti esamas klaidas, kad jos netaptų ir ateities problemomis.
Paskutinis būtinas Kanban metodo veikimo principas – nuolatinis tobulėjimas. Pagal Kanban metodą, darbe itin svarbu imtis procesų analizės, kuri atneša tobulėjimą. Rekomenduojama skaičiuoti darbui ar projektui skirtą laiką ir įvertinti atliktų užduočių kokybę. Šie ir kiti rodikliai padeda identifikuoti darbuotojo silpnąsias puses, kuriose dar reikia tobulėti, ir stipriąsias, kurios leidžia jaustis lyg žuviai vandeny. Procesams vizualizuoti ir analizuoti puikiai pasitarnauja Kanban lenta.
Projektų valdymo metodai, leidžiantys pasiekti maksimalių rezultatų
Scrum ir Kanban – populiariausi Agile metodai, kurie taikomi įvairiose įmonėse, siekiant sklandžiai vystyti skirtingus projektus. Taikant tiek Scrum, tiek Kanban metodą svarbi atliktų darbų analizė, progreso stebėsena ir korekcijos, leidžiančios įsivertinti, tobulėti, aptarti kilusias problemas ir jas išspręsti, kad šios daugiau nepasikartotų ateityje, eksperimentuoti ir ieškoti būdų, kaip tobulinti kūrimo procesą, kad jis taptų dar spartesnis , o kokybė aukštesnė. Taip nuveiktų darbų analizė tampa sėkmingo projekto dalimi.
Nors abu metodai turi panašumų, jie ir skiriasi. Taikant Scrum metodą, darbas organizuojamas sprintais, o, pasirinkus Kanban metodą, darbas vykdomas nepertraukiamai. Dar vienas šių metodų skirtumas – pasiskirstymas vaidmenimis: Scrum metode – taikomas, Kanban – ne. Kad projektas būtų sėkmingas, svarbu pasirinkti tinkamą metodą. Kanban metodas labiau tinkamas darbui , kai pokyčiai gali įvykti bet kada, o Scrum filosofija – reikalingą pokytį įgyvendinti ateinančiame sprinte. . Dėl šių priežasčių Kanban dažniau naudojama pvz. programinės įrangos priežiūrai ir palaikymui, o Scrum kuriant naujus produktus, kur galutinis rezultatas dar nėra visiškai aiškus ir viso kūrimo proceso metu svarbus kliento atgalinis ryšys bei geriausiai poreikius atitinkančio sprendimo ieškojimas.