Įmonėms, siekiančioms susigrąžinti PVM už kuro pirkimą, labai svarbu suprasti tinkamumo susigrąžinti PVM kriterijus. Apskritai apmokestinamieji asmenys Europos Sąjungoje turi teisę susigrąžinti kitose ES valstybėse narėse sumokėtą pirkimo PVM, jei atitinka tam tikras sąlygas.
Įmonės, norinčios susigrąžinti PVM, turi užtikrinti, kad jų veikla atitiktų nustatytus kriterijus, kurie gali apimti tokius veiksnius kaip: buvimas registruotu PVM mokėtoju, kuro naudojimas verslo reikmėms, atitikti minimalias grąžinimo ribas, nustatytas atskirose šalyse, pvz., minimalią PVM sumą, kurią reikia susigrąžinti per konkretų laikotarpį, bet kokių PVM grąžinimo apribojimų, taikomų tam tikroms išlaidų kategorijoms, pvz., degalų pirkimui kai kuriose ES šalyse, laikymasis. Laikydamosi šių tinkamumo reikalavimų, įmonės gali inicijuoti PVM susigrąžinimo procesą ir potencialiai susigrąžinti didelę dalį kuro išlaidų, patirtų užsienyje.
PVM grąžinimas už kurą yra labai svarbi mokestinės prievolės nauda. Kad galėtų tęsti PVM susigrąžinimo procesą, įmonės turi surinkti reikiamus dokumentus, pagrindžiančius PVM susigrąžinimą. Reikalingi dokumentai paprastai apima sąskaitas faktūras, kvitus ir kitus susijusius PVM sumokėjimo įrodymus už kuro pirkimą užsienyje. Be to, įmonėms, veikiančioms keliose šalyse, gali tekti pateikti papildomų dokumentų, kad būtų laikomasi konkrečių kiekvienos jurisdikcijos reikalavimų. Įmonėms labai svarbu užtikrinti, kad visi dokumentai būtų išsamūs, tikslūs ir atitiktų PVM susigrąžinimą reglamentuojančius teisės aktus atitinkamose šalyse.
PVM grąžinimo terminai ir procedūros skiriasi priklausomai nuo šalies ir konkretaus PVM susigrąžinimo proceso. Įmonės, užsiimančios tarpvalstybine verslo veikla, turėtų žinoti kiekvienos šalies nustatytus PVM susigrąžinimo paraiškų pateikimo terminus ir pateikimo reikalavimus. Pavyzdžiui, paraiškos dėl PVM grąžinimo terminas kai kuriose šalyse gali būti iki kitų metų rugsėjo 30 dienos. Labai svarbu suprasti PVM grąžinimo terminus ir procedūras, kad būtų užtikrintas savalaikis ir sėkmingas degalų pirkimo PVM susigrąžinimas, taip maksimaliai sutaupant įmonės išlaidas.
Veiksmingas degalų sąnaudų sekimas ir stebėjimas yra esminiai žingsniai siekiant maksimaliai padidinti įmonių PVM susigrąžinimą. PVM, prie grynosios kuro kainos pridedamas mokestis, įvairiose šalyse skiriasi, todėl įmonėms labai svarbu tiksliai registruoti kuro išlaidas, kad būtų galima grąžinti pinigus. Kruopščiai stebėdamos kuro pirkimą ir susijusius PVM mokesčius, įmonės gali užtikrinti, kad turi visapusišką savo išlaidų ir PVM įsipareigojimų apžvalgą. Toks kruopštus apskaitos vedimas ne tik palengvina PVM susigrąžinimo procesą, bet ir padeda laikytis mokesčių teisės aktų bei išvengti PVM reikalavimų neatitikimų.