Kaip įdiegti elektroninį parašą įmonėje: žingsnis po žingsnio vadovas

Popierinių dokumentų krūvos, laukimas darbuotojų parašų, siuntos per kurjerius – daugelis įmonių vis dar dirba taip, lyg būtume praeities dešimtmetyje. Elektroninis parašas – tai ne tik technologinis sprendimas, bet ir kultūros pokytis įmonėje. Šis vadovas padės jums žingsnis po žingsnio įdiegti elektroninio parašo sprendimą jūsų organizacijoje.

Kodėl įmonei reikia elektroninio parašo?

Vidutiniškai įmonė sutaupo 80 proc. laiko, anksčiau skirto dokumentų pasirašymui. Sutartis, kuriai reikėjo savaitės (parengti, atspausdinti, pasirašyti, nuskenuoti, išsiųsti), dabar pasirašoma per kelias valandas.

100 darbuotojų įmonė per metus sutaupo 5 000–15 000 eurų popieriaus, spausdinimo, skenavimo ir kurjerių išlaidoms. HR procesai pagreitėja, komerciniai pasiūlymai pasiekia klientus akimirksniu, o dokumentų paieška tampa momentinė – visi pasirašyti dokumentai saugomi vienoje vietoje su automatine versijų kontrole.

1 žingsnis: Įvertinkite poreikius

Prieš pradėdami diegimą, nuspręskite:

Kokie dokumentai bus pasirašomi? HR dokumentai, sutartys su klientais, tiekėjų sutartys ar vidaus dokumentai?
Kiek darbuotojų naudosis sistema? Tai lems licencijų skaičių ir kaštus.
Ar reikia integracijos? Ar elektroninis parašas bus integruotas su dokumentų valdymo sistema ar CRM?
Koks parašo lygis reikalingas? Paprastas, pažangus ar kvalifikuotas elektroninis parašas?

2 žingsnis: Parinkite platformą ir pradėkite nuo bandomojo projekto

Rinkdamiesi sprendimą, įsitikinkite, kad platforma:

Atitinka BDAR ir eIDAS reikalavimus
Yra intuityvi ir paprasta naudoti – darbuotojai turės dirbti su ja kasdien
Siūlo lietuvišką palaikymą ir mokymų medžiagą
Leidžia integruotis su esamomis sistemomis (CRM, dokumentų valdymo sistema)
Turi aiškią kainodarą be paslėptų mokesčių

Nepradėkite diegti visoje įmonėje iš karto. Pasirinkite vieną skyrių (pvz., HR) ar procesą (pvz., darbo sutartys) ir testuokite 1–2 mėnesius. Nustatykite aiškius tikslus, pavyzdžiui: „Per 3 mėnesius 100 proc. darbo sutarčių pasirašomos elektroniniu parašu". Paskirkite projektui atsakingą asmenį, kuris koordinuos diegimą ir rinks atsiliepimus.

3 žingsnis: Sukurkite teisinį pagrindą

Elektroninio parašo diegimas – tai ne tik techninis, bet ir teisinis klausimas:

Atnaujinkite darbo reglamentą – įtraukite nuostatą apie dokumentų pasirašymą elektroniniu parašu
Aprašykite dokumentų valdymo tvarką – kaip rengiami, tvirtinami ir saugomi elektroniniai dokumentai
Patvirtinkite standartus – kokio lygio parašas naudojamas skirtingiems dokumentams

Jei neturite vidaus teisininko, pasikonsultuokite su juridiniu konsultantu dėl teisinio pagrindo.

4 žingsnis: Apmokykite darbuotojus ir sukurkite procesus

Net patogiausia sistema neduos naudos, jei darbuotojai nežinos, kaip ja naudotis:

Organizuokite apmokymus – „Dokobit“ teikia nemokamus apmokymus klientams. Pakvieskite visus, kurie dirbs su sistema.
Paruošite trumpą vadovą – sukurkite 1–2 puslapių instrukciją su ekrano nuotraukomis: kaip prisijungti, įkelti dokumentą, pasirašyti ir išsaugoti.
Paskirkite „supervarotoją" – vienas ar du darbuotojai turėtų būti gerai apmokyti ir tapti vidiniais ekspertais, pas kuriuos kiti kreipsis su klausimais.
Būkite pasiekiami pirmomis savaitėmis – pirmą mėnesį po diegimo dažnai kyla klausimų, todėl užtikrinkite greitą pagalbą.

Apibrėžkite aiškius procesus:

Kas ir kokius dokumentus pasirašo (pavyzdžiui: darbo sutartis pasirašo HR vadovas ir naujas darbuotojas)
Kas vyksta, jei dokumentas nepasirašomas laiku (automatiniai priminimai po 3 dienų)
Kur saugomi pasirašyti dokumentai („Dokobit“ platformoje ar dokumentų valdymo sistemoje)
Kaip elgtis klaidų atveju (procedūra klaidingai pasirašytiems dokumentams)

5 žingsnis: Matuokite rezultatus ir tobulinkite

Po kelių mėnesių įvertinkite diegimo sėkmę:

Dokumentų pasirašymo greitis – kiek laiko vidutiniškai užtrunka?
Sutaupytos išlaidos – kiek sutaupėte popieriui, spausdinimui, kurjeriams?
Darbuotojų pasitenkinimas – ar sistema patogi naudoti?
Klaidų skaičius – ar sumažėjo dokumentų klaidų ar praradimų?

Surinkite atsiliepimus iš darbuotojų ir klientų. Ką galima patobulinti? Kokius procesus dar galima automatizuoti?

Dažniausios klaidos

Nediegiate nuosekliai – jei vieni naudoja elektroninį parašą, o kiti ne, sukuriate painiavą.

Neapmokote darbuotojų – net paprasčiausia sistema reikalauja minimalaus apmokymo.

Neinformuojate partnerių – klientai ir tiekėjai turi žinoti, kad dokumentai bus siunčiami pasirašyti elektroniniu parašu.

Kaip „Dokobit“ palengvina diegimą?

Mokymai lietuvių kalba ir techninis palaikymas
API dokumentacija integracijoms
Duomenų saugojimas ES teritorijoje pagal BDAR
Visi trys parašo lygiai vienoje platformoje
Integracija su Google Drive, Dropbox ir kitomis sistemomis

Išvados

Elektroninio parašo diegimas su tinkamu planu užtrunka tik kelias savaites. Pradėkite nuo mažo, išbandykite, pasimokykite iš klaidų ir palaipsniui plėskite visoje organizacijoje. Jūsų darbuotojai ir klientai padėkos už sutaupytą laiką ir supaprastintus procesus.