Žodis „sistema“ turi du skirtingus apibrėžimus:
Principų ir procedūrų rinkinys, nurodantis, kaip kažkas daroma
Dalių rinkinys, kuris sudaro sudėtingą visumą
Priklausomai nuo naudojamo „sistemos“ apibrėžimo, projektų valdymo sistema taip pat gali turėti dvi skirtingas reikšmes.
Pirmoji reikšmė reiškia visą projekto užbaigimo procesų ir principų sistemą, apimančią projekto valdymą ir tai, kaip jis susikerta su likusia organizacijos dalimi.
Projektų valdymo sistemą galima suskirstyti į kelis posistemius:
Pagalbinis organizacinis
Šis posistemis naudojamas suskirstyti projekto komandos narius į ataskaitų teikimo hierarchijas. Daugelyje organizacijų yra matricinė struktūra, kai projekto nariai atsiskaito funkciniam vadovui ir projekto vadovui. Šis posistemis susijęs su organizacinės struktūros kūrimu ir žmonių įtraukimu į ją.
Projekto planavimas
Šis posistemis susijęs su projektų, programų ir portfelių planavimu.
Projekto kontrolė
Šis posistemis apima visus projekto vykdymo kontrolės procesus ir procedūras.
Projekto valdymo informacija
Šis posistemis apima informacijos valdymo principus ir procedūras, įskaitant viską nuo komunikacijos planų iki žinių duomenų bazių.
Technika ir metodika
Šis posistemis susideda iš visų projektų valdyme naudojamų vadybos mokslo metodų. Kai kurie pavyzdžiai yra CPM (kritinio kelio modeliavimas), PERT (programos vertinimo ir peržiūros technika) ir Monte Karlo modeliavimas.
Kultūrinė atmosfera
Šis posistemis tvarko organizacijos kultūrą, susijusią su projektų valdymu ir kaip jis vertinamas bei vykdomas. Pavyzdžiui, ar funkcionalūs darbuotojai, kurie tiesiogiai nesusiję su projektais, supranta ir palaiko projektų valdymą? Ar jie žino apie organizacijoje vykstančius projektus, kurie jiems daro įtaką?
Projektų valdymo sistemos kaip programinė įranga
Antrasis projektų valdymo sistemos apibrėžimas paprastai reiškia projektų valdymo technologiją arba programinę įrangą. Ši sistema apima programas ir įrankius, naudojamus sudėtingiems projektams planuoti, organizuoti ir valdyti. Tai gali būti bendros programinės įrangos, pvz., skaičiuoklės ir el. pašto programos, arba specifinės projektų valdymo programos, pvz., Wrike.
Projektų valdymo sistemos programinės įrangos naudojimas
Projekto valdymo technologija gali būti naudojama daugeliui projekto aspektų, įskaitant šiuos:
- Veiklos sąmatų sudarymas;
- Tvarkaraščių kūrimas, atnaujinimas ir ataskaitų teikimas;
- Stebėti išlaidas ir biudžetus;
- Išteklių paskirstymas;
- Rizikos registravimas ir valdymas;
- Projekto pakeitimų kontrolė;
- Dalijimasis projekto informacija ir atnaujinimais;
Daugiau apie projektų valymą sužinosite paspaudę čia: https://www.terraproject.lt/projektu-valdymas.