Šių dienų verslas susiduria su daug didesne konkurencija nei kada anksčiau. Norint sėkmingai veikti tokioje rinkoje, reikia itin pajėgių sprendimų, tarp kurių patenka ir kokybiška programinė įranga. Ji gali būti įrankis, su kurio pagalba nepatenkinti klientai bus paversti patenkintais, o nuostolis – pelnu.
Neabejotinai pats sudėtingiausias etapas, susijęs su programine įranga, yra jos įdiegimas. Pasenusių ir nebeatnaujinamų (ang. Legacy) programų pakeitimas naujomis arba visiškai naujos VVS (verslo valdymo sistema) diegimas – labai svarbus momentas. Tačiau net ir tokios svarbos elementai ne visada gauna tiek dėmesio, kiek turėtų. Dėl to nukenti pats verslas.
Pasiruošimo svarba
Lengviausia, prieš įdiegiant naują sistemą, nustatyti senų standartų naudojimo pabaigos ir naujų naudojimo pradžios datas. Su nustatytais terminais žengiama į atnaujinimo darbus ir stengiamasi nuo jų neatsilikti. Tačiau tokie sprendimai neretai priimami dar be pasirinktos įrangos ar net nepasirinkus partnerių. Supraskite, nuo kito ketvirčio nebenaudosime dabartinio VVS, jį keisime nauju. Kokiu? Niekas nežino, bet keisime…
Taip anksti net sunku žinoti ar organizacija yra apskritai pasiruošusi tokiam pokyčiui. Juk verslo procesų valdymo sprendimai lemia labai daug rezultatų. Reikia turėti labai daug informacijos, kad būtų galima nustatyti datą. Ar žinomi darbų atlikimo laikai, kurie nepriklauso nuo jūsų (pvz., kaip greitai IT specialistai turės laiko atvykti įdiegti naują sistemą, perkelti duomenis ir t.t.)? Dėl to, kad yra daug nežinomųjų, tačiau duota daug pažadų dėl terminų, gali atsirasti trintis ir įtampa tarp projektą inicijavusių asmenų bei darbuotojų ir tiekėjų.
Jeigu pamenate, Lietuvoje visai neseniai buvo skubotai paleistos kelios elektroninės, biudžetinių įstaigų sistemos. Pirmosios veikimo dienos parodė, kad darbai atlikti skubotai, sistemos veikė prastai, buvo daug neigiamo dėmesio iš naudotojų ir žiniasklaidos.
Pasiruošimas programų įdiegimui turėtų būti atliktas prieš skelbiant datas. Pradėkite nuo programinės įrangos pasirinkimo ir poreikių išgryninimo. Vieniems reikalingas detalesnis sandėlio, o kitiems – finansų valdymas. Skirtingi poreikiai lemia skirtingus sprendimus.
Tuomet konsultuokitės su savo personalu ir diegėjais dėl to, kiek laiko reikėtų duomenų perkėlimui. Per kiek dienų pavyks paleisti ir adaptuoti programą bei išmokyti personalą ja naudotis. Tik tada laikas skelbti terminus!
Kliūčių, trukdančių VVS (verslo valdymo sistema) paleidimui, įveikimas
Yra bent keli svarbūs aspektai, kuriuos turite įvertinti, jeigu nuogąstaujate dėl to ar programinės įrangos paleidimas bus sėkmingas.
- Paleiskite beta arba testinę versiją vidiniam naudojimui arba ribotam klientų ratui. Gaukite grįžtamąjį ryšį ir atidžiai į jį įsiklausykite. Pvz., ar personalo valdymas pasidarytų lengvesnis, ar sunkesnis.
- Esamų klientų arba dabartinės įrangos naudotojų paklauskite – kokie didžiausi iššūkiai ar problemos juos neramina dėl naujos programinės įrangos.
- Neperspauskite su projekto masteliu. Geriau pradėti aprėpiant mažesnį funkcionalumą, bet labiau jį išdirbti negu turėti daugiau funkcijų, iš kurių didžioji dalis vargiai veikia.
- Visą paleidimo projektą suskirstykite į daugiau mažesnių projektų.
- Pirmam etapui susitelkite tik į esamas funkcijas, kurias turi ir dabartinė įranga. Naują funkcionalumą ir plėtrą palikite vėlesniems etapams.
Apibendrinimas
Viską susumuojant galima pasakyti, kad diegiant naują programinę įrangą reikia būti itin kritiškiems kiekvienos rizikos ir grėsmės atžvilgiu. Įmonės viduje arba su uždara grupe ištestavus, galima sužinoti stipriąsias ir silpnąsias programos vietas. Patį didžiausią dėmesį reikėtų skirti toms vietoms, kur atsiras skirtumai tarp procesų ir kis darbų atlikimo eiliškumas arba bus panaikinta įprasta tvarka. Geriausia ir patikrinti, kaip programa veikia su paruošta duomenų baze. Jeigu rezultatai po šitokio pasiruošimo netenkina – geriau pasilikti prie senosios sistemos, o naujos diegimą dar atidėti. Kitu atveju, įvykdę visus šiuos etapus galite paleisti programinę įrangą!